1. Loại bỏ các giấy tờ đã hết giá trị. Hãy loại bỏ tất cả những giấy tờ không còn giá trị nữa. Nếu bạn phải giữ lại chúng vì một lý do nào đó thì hãy để chúng vào một ngăn nhất định. Tất cả những giấy tờ không còn sử dụng trong vòng một năm trở lên thì bạn nên cất hoặc bỏ chúng đi.  

2. Phân loại giấy tờ, tài liệu. Sau khi đã loại bỏ các giấy tờ không cần thiết, bạn hãy sắp xếp những tài liệu còn sử dụng vào các ô đựng tài liệu khác nhau và đánh dấu từ rất quan trọng đến ít quan trọng. Hãy tiến hành phân loại ngay khi bạn nhận được một tài liệu mới, tránh tình trạng “để đấy, làm sau”, chúng sẽ chất đống nhanh đến mức bạn không thể tưởng tượng nổi.

3. Sắp xếp các vật dụng. Bạn đã bao giờ rơi vào tình trạng tìm hơn 15 phút rồi mà không có một cái bút nào để ký hóa đơn chưa? Bạn nên quy định vị trí cho các đồ dùng. Đối với những thứ hay phải sử dụng như bút, giấy, … thì đặt ở những chỗ trong tầm với để có thể lấy một cách nhanh chóng mà không cần phải đứng lên. Còn những thứ hiếm khi phải sử dụng thì hãy xếp lên giá, đừng để chúng ngổn ngang trên bàn làm việc, chúng sẽ đè lên và che mất vật bạn muốn tìm.

4. Đặt thời gian biểu. Thời gian biểu là công cụ rất hữu ích trong việc giúp bạn quản lý thời gian. Nó là động lực khiến bạn làm việc khẩn trương, hiệu quả hơn. Hãy đặt ra một thời gian biểu hợp lý và theo dõi việc thực hiện một cách thường xuyên, lường trước được những tình huống xảy ra bất ngờ có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc của bạn.

5. Loại bỏ những vật dụng cá nhân không cần thiết. Một hoặc hai tấm ảnh để khiến cho bạn cảm thấy thoải mái ở nơi làm việc là điều nên làm nhưng quá nhiều những thứ linh tinh, không cần thiết cho công việc thì lại là điều nên tránh. Bàn làm việc càng gọn gàng, bạn sẽ thấy công việc của mình càng hiệu quả hơn.