Bằng cách phát triển những kỹ năng và chiến lược phân chia thời gian phù hợp, giảm bớt áp lực, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn để vui chơi, thư giãn với những sở thích cá nhân hay dành thời gian bên bạn bè, người thân.

Cũng như hàng triệu người đến công sở mỗi ngày, bạn đừng ngạc nhiên vì mình luôn trong tình trạng không đủ thời gian để làm việc. Bạn cảm thấy choáng ngợp với khối lượng công việc quá đồ sộ nhưng lại không đảm bảo cho bạn có một công việc ổn định trong tương lai. Không những thế, bạn còn cảm thấy lo lắng để có thể cân bằng giữa gia đình và sự nghiệp.

Đa số các nhân viên văn phòng, công sở đều có chung những nỗi băn khoăn đó. Vì thế, khi rơi vào tình trạng công việc quá tải, thời gian eo hẹp, bạn cũng đừng quá lo lắng bởi đó là tình trạng chung hiện nay. Quá bận rộn với công việc mà không có thời gian thư giãn dễ khiến mọi người căng thẳng. Tình trạng này xuất phát từ việc quản lý thời gian không hiệu quả hay nói đúng hơn là không biết cách phân bổ thời gian cho hợp lý.

Một nguyên tắc đơn giản để giải quyết mọi vấn đề là bạn phải học cách sử dụng thời gian thật hiệu quả để không chỉ hoàn thành công việc một cách tối ưu mà còn có thời gian bên bạn bè, người thân. Những bí quyết sau sẽ giúp bạn có được sự cân bằng trong công việc và đời sống riêng tư:

- Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng

Rất đơn giản nhưng ít ai để ý rằng, văn phòng làm việc là một nhân tố có thể gây nên những sai lầm trong việc phân bổ quỹ thời gian của bạn. Một phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, dễ tập trung vào công việc hơn mà không bị căng thẳng. Để giảm mức độ stress và quản lý thời gian cho đúng mực, hãy chắc chắn rằng địa điểm làm việc của bạn thật thoải mái và được trang bị đầy đủ những đồ dùng cần thiết:

- Một cái ghế được thiết kế vừa tầm, không gây đau lưng

- Đủ ánh sáng để giảm căng thẳng cho mắt

- Không gian làm việc đủ rộng cho bạn sắp xếp đồ đạc gọn gàng

Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải sắp xếp giấy tờ thành những tệp lớn để khi cần đến không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm. Muốn vậy, trước hết bạn phải phân loại các giấy tờ theo các chủ đề bạn tự phân chia và dễ nhớ nhất. Khi có thêm giấy tờ mới, bạn hãy xếp chúng vào đúng chủ đề, vị trí… Mỗi khi cần, bạn không cảm thấy bị ức chế vì tìm mỏi mắt không ra thứ mình cần, và chính cách làm này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung hoàn thành công việc.

- Chọn phương thức giao tiếp tốt nhất

Giao tiếp là yếu tố rất quan trọng giúp bạn có thể quản lý quỹ thời gian của mình tốt hơn. Vì thế, đừng bao giờ cứ chăm chăm làm việc một mình, cắm đầu cắm cổ làm mà không hỏi han, trao đổi với mọi người xung quanh. Những cuộc chuyện trò, những câu nói của các đồng nghiệp sẽ kết nối nhiều thông tin và giúp bạn nắm thông tin nhanh chóng mà không bị mất quá nhiều thời gian tìm kiếm. Nếu như so với việc bạn tự đi mày mò, tự tìm hiểu cả về thông tin nội bộ thì cách giao tiếp với đồng nghiệp sẽ lợi hơn rất nhiều, ít nhất là về mặt thời gian.

Hơn thế, đa phần các công ty đều có email nội bộ, bạn hãy tận dụng kênh thông tin này càng nhiều càng tốt. Chịu khó check mail và đọc những thông tin nội bộ mà các đồng nghiệp cung cấp, đây là cách tìm hiểu thông tin nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Còn nếu dùng điện thoại, tốt nhất là nên suy nghĩ trước xem mình sẽ trình bày những nội dung gì hoặc cần hỏi điều gì để tránh lãng phí thời gian. Bởi nếu bạn dùng quá nhiều thời gian để gọi điện, đương nhiên, quỹ thời gian làm việc trong ngày của bạn lại bị giảm đi.

- Lập kế hoạch hàng ngày

Bằng cách lập kế hoạch cho những công việc hằng ngày, bạn có thể sử dụng quỹ thời gian của mình một cách tối ưu. Đây là phương pháp hiệu quả nhất để quản lý thời gian bởi nó giúp bạn nắm rõ các đầu mục công việc cần làm, cái gì nên làm ngay và cái gì có thể thư thả được. Như vậy, bạn sẽ tập trung vào công việc tốt hơn.

Tuy nhiên, khi lập kế hoạch, bạn cũng nên tuân theo một số nguyên tắc nhất định. Trước hết, hãy tạo một list những việc cần làm trong ngày theo thứ tự mức độ quan trọng và cấp thiết, để khi nhìn vào đó, bạn sẽ biết ngay việc gì nên làm ngay. Bạn nên ghi lượng thời gian sẽ dành ra để hoàn thành từng việc một để phân chia thời gian cho hợp lý. Điều này dù hơi mất công một chút nhưng bù lại, nó sẽ giúp bạn hoàn thành mọi việc một cách chuẩn xác, đúng deadline hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng thật hiệu quả khoảng thời gian mà bạn cho là tốt nhất để bạn làm việc. Nên để ý xem trong một ngày, khoảng thời gian nào bạn cảm thấy tỉnh táo và dễ tập trung nhất, và hãy sắp xếp những việc "khó nhằn"vào thời điểm ấy. Tuy nhiên, nói như thế không có nghĩa là bạn cứ răm rắp ngồi sắp xếp một cách cứng nhắc mà ngược lại, bạn nên có sự linh động cần thiết. Nghĩa là bạn hãy để trống một khoảng thời gian nho nhỏ, phòng khi có những việc chen ngang, không tính trước.

Với cách lập kế hoạch và tổ chức công việc cẩn thận như thế này, bạn sẽ hình dung một cách rõ ràng những gì cần làm mỗi ngày và không bị choáng ngợp mỗi khi đến công ty mà thấy một chồng giấy tờ, hồ sơ cao như núi đang chờ đợi.

- Đừng cam kết quá chặt

Nhiều người bị căng thẳng bởi chính sự cam kết quá mức cần thiết của họ. Bạn đừng nên đi theo những vết xe đổ đó bởi như thế là bạn đang phá vỡ mọi nỗ lực để quản lý thời gian cho hợp lý. Tất nhiên, việc đưa ra cam kết làm việc trong một khoảng thời gian nhất định là cần thiết, nhưng bạn nên học cách để thỏa thuận hợp lý, đừng quá gò bó căng thẳng. Điều này không phải là dễ bởi bất kỳ ai đi làm cũng đều muốn sếp và các đồng nghiệp đặt niềm tin vào mình nhưng không có nghĩa là bạn cứ phải hứa hẹn, cam kết rồi vắt chân lên cổ mà chạy cho đúng deadline.

Tốt hơn là bạn nên thỏa thuận và để mối lối thoát phòng khi có những dự án cấp bách, cần hoàn thành trước hoặc vì một lý do khách quan nào đó, bạn chưa thể hoàn thành như lời hứa ban đầu. Vì thế, hãy học cách đàm phán để áp dụng tốt nhất trong những trường hợp này.

- Biết cân bằng giữa cuộc sống và công việc

Quản lý tốt thời gian của mình sẽ giúp bạn dễ dàng cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Khi làm việc, hãy tập trung hết tâm trí, công sức để giải quyết công việc một cách nhanh chóng nhưng khi trở về nhà, hãy tạm gác công việc qua một bên, để cho đầu óc thanh thản, thoải mái.

Hơn thế, trước khi nhận một dự án nào đó hoặc quyết định đảm nhận một ví trí công việc quan trọng, bạn cũng nên suy nghĩ kỹ và phác thảo kế hoạch hành động cho tương lai gần trước khi bước vào thực hiện.